Pekanbaru (Bingkai Riau) - Untuk mempermudah pelayanan prima serta mendukung visi kota Pekanbaru Smart City dan Smart Madani, Dinas Pendidikan (Disdik) Kota Pekanbaru meluncurkan program ujicoba sistim pengelolaan tata naskah dinas melalui sistim informasi menejemen surat (Simas).
"Ini adalah suatu sistim pengelolaan melalui elektronik yang pertama dari sistim pengelolaan menejemen surat ini file atau dokumen. Pada dasarnya, bisa diarsipkan secara rapi dan dinamis," ujap Kasubbag Umum dan Kepegawaian Disdik Pekanbaru Irpan Maidelis saat ditemui, Selasa (02/10/18).
Irpan menambahkan, untuk pengambilan nomor surat baik surat masuk maupun surat keluar tidak ada lagi tumpang tindih antara bidang yang satu dengan bidang lain. Selain itu menurut sifat surat, ada yang amat penting atau segera, penting dan surat biasa. Jadi kalau surat amat segera itu harus diselesaikan 1 x 24 jam.
"Seperti contoh, Kepala Dinas atau Sekretaris tidak berada ditempat. Nah, itu kan bisa kita selesaikan tepat waktu sesuai sifat surat dan peraturan yang berlaku," tambahnya.
Dengan sistim ini lanjut Irpan, masyarakat bisa mengakses perkembangan setiap surat yang mereka kirimkan ke Disdik Pekanbaru.
"Tidak harus masyarakat itu datang sampai berkali kali kesini. Mereka bisà mengakses posisi suratnya melalui website Disdik Pekanbaru. Setiap kali masyarakat memasukkan surat kesini langsung kita berikan semacam print out. Dan mereka bisa buka melalui android dirumah apakah masih proses atau sudah selesai diproses", terang Irpan.
Lebih jauh dijelaskannya, untuk mendukung program tersebut, pihaknya sudah menyiapkan sejumlah perangkat. Seperti operator, komputer, printer, scan. Nantinya setelah surat di disposisi oleh Kadis atau Sekretaris, maka ajudan Kadis langsung memprintnya disana.
"Biasanya kan gini, surat masuk kesini nanti kalau naik ke Kepegawaian naik lagi ke Sekretaris dan naik lagi ke Kadis, nanti turun lagi ke umum. Ini kan memakan waktu yang tidak sedikit. Jadi melalui sistim elektronik ini setiap surat langsung terarsip datanya", ucapnya.
Irpan berharap melalui uji coba Simas ini selain efisiensi waktu, pelayanan prima juga mengurangi banjir kertas. Sedangkan launching program ini rencananya akan dilakukan pekan depan oleh Kepala Disdik Pekanbaru, Abdul Jamal. (rls/ade)
