Disdik Pekanbaru Launching Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik

Pekanbaru (Bingkai Riau) - Dinas Pendidikan (Disdik) Kota Pekanbaru melakukan terobosan baru dalam sistem surat menyurat dengan me launching sistem pengelolaan tata naskah dinas melalui Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Surat (SIMAS) Online, Senin (08/10/2018) di ruang bagian umum Kepegawaian. 

 

Menurut Kepala Dinas Pendidikan (Kadisdik) Kota Pekanbaru, H Abdul Jamal MPd, melalui sistem informasi manajemen surat (simas) Disdik Pekanbaru akan lebih meningkatkan pelayanan yang berkualitas, cepat, akurat dan dinamis menuju Pekanbaru Smart City Madani.

 

"Jadi mulai sekarang sudah tak ada lagi disposisi-disposisi yang ribet dan lama. Dengan sistem ini  proses surat-menyurat antara bagian umum kepegawaian, sekretaris dan kepala dinas menjadi lebih cepat," ujar Jamal.

 

Jamal menyampaikan, SIMAS dibangun untuk memecahkan masalah-masalah surat menyurat dan disposisinya. Sistem ini juga dimaksudkan sebagai sarana untuk menyajikan informasi disposisi surat, agenda kegiatan rapat, memorandum, surat edaran, dan kegiatan lainnya.

 

"Tujuan yang ingin dicapai adalah menyajikan data, informasi dan kegiatan rapat up to date yang dapat diakses secara cepat dan efektif. Selain itu, hasil disposisi kadisdik ke kabid bisa diteruskan kembali ke kasi atau staf. Dengan demikian, proses penerimaan surat ini bisa ditindaklanjuti dengan cepat," ungkapnya. 

 

Sementara itu lanjutnya, Fitur utama dari Sistem ini sebagai arsip surat masuk, lembar disposisi, arsip surat keluar dan agenda. Dengan sistem ini tidak membutuhkan waktu lebih dari sehari untuk menindaklanjuti surat-surat tersebut.

 

"Ini berbeda dengan sistem sebelumnya dimana ketika ada surat masuk, alurnya melalui bagian umum, kemudian ke sekretaris dan selanjutnya diteruskan ke Kadisdik. Dengan SIMAS online, saya optimis bisa mempercepat kinerja jajaran di disdik dalam penanganan pendidikan," tambah Jamal. 

 

Ditempat yang sama, Kasubbag umum Kepegawaian, Irpan Maidelis SPd MM menambahkan, SIMAS adalah suatu sistim pengelolaan melalui elektronik. Yang pertama dari sistim pengelolaan menejemen surat ini file atau dokumen yang penting bisa diarsipkan secara rapi dan dinamis.

 

"Kemudian, untuk pengambilan nomor surat, baik surat masuk maupun surat keluar tidak ada lagi tumpang tindih antara bidang yang satu dengan bidang lain. Dengan sistim ini, masyarakat bisa mengakses perkembangan setiap surat yang mereka kirimkan ke Disdik Pekanbaru," tambah Irpan. 

 

Jadi, lanjut Irpan, masyarakat tidak harus datang sampai berkali-kali ke disdik. Mereka bisa mengakses posisi suratnya melalui website Disdik Pekanbaru. "Setiap kali masyarakat memasukkan surat kesini (disdik, red) langsung kita berikan semacam print out. Dan mereka bisa buka melalui android dirumah apakah masih diproses atau sudah selesai diproses," jelasnya.

 

Untuk mendukung program tersebut kata Irpan, pihaknya sudah menyiapkan sejumlah perangkat. Seperti operator, komputer, printer dan scan. "Dimana, nantinya setelah surat di disposisi oleh Kadis atau Sekretaris, maka ajudan Kadis langsung memprintnya disana," tutur Irpan. (ade)